اگر از آن دسته ای هستید که دوست ندارید به شما گفته شود چه کاری انجام دهید و چه فداکاری هایی برای رسیدن به اهداف شغلی خود باید انجام دهید، گزینه ایده آل برای تیپ شخصیتی شما مشاغلی هستند که به شما آزادی انجام هر کاری را که می خواهید می دهند. خواستن اما استقلال در کار شما مستلزم تمرکز بر مهارت های مدیریت زمان است.
مهارت هایی مانند مدیریت زمان و وظایف الزاماً به طور طبیعی در ما ریشه دوانده نیست و باید برای توسعه آنها تلاش کنیم. بنابراین، بهتر است به دنبال راه حل های قابل اعتمادی باشیم که ما را در توسعه این مهارت ها و مدیریت گردش کار راهنمایی کنند.
1. استفاده از تقویم را به یک عادت تبدیل کنید
اتکا به حافظه برای برنامه ریزی و پیگیری آن اشتباه بزرگی است. ساده ترین راه برای حرفه ای شدن در مدیریت زمان، استفاده از تقویم برای همه چیز و تبدیل آن به یک عادت است.
تقویم های دیجیتال زیادی برای مدیریت برنامه ها و وظایف روزانه شما وجود دارد، از جمله Microsoft Outlook و Google Calendar.
هدف این است که شما همه چیز را در تقویم ثبت کنید، از جمله جلسات، بخش‌های مختلف کار، رویدادها و به طور کلی همه چیزهایی که در طول روز نیاز دارید. اگر چیزی را فراموش کردید، به یاد داشته باشید که آن را در تقویم علامت بزنید. بهتر است هر آنچه ممکن است را از قبل به تقویم اضافه کنید و در ابتدای هفته زمان مشخصی را برای این کار رزرو کنید.
2. ایمیل خود را در پوشه های مختلف سازماندهی کنید
نگه داشتن تمام ایمیل های خود در صندوق ورودی، هرج و مرج ایجاد می کند، به خصوص اگر بعداً نیاز به یافتن یک ایمیل مهم داشته باشید. برای حل این مشکل، باید ایمیل های خود را در پوشه های مرتبط گروه بندی کنید.
پوشه هایی که ایجاد می کنید باید به طور خاص با کار و نقش شما مرتبط باشند تا بتوانند به شما در یافتن سریعتر اطلاعات کمک کنند. این پوشه ها می توانند شامل پروژه ها، اطلاعیه ها و به روز رسانی های شرکت ها یا سازمان ها، اعضای تیم، ایمیل های بعدی مانند خبرنامه ها و غیره باشند.
ممکن است فواید کوتاه‌مدت سازماندهی مکاتبات را به این روش نبینید، اما در بلندمدت نقش آن را در مدیریت گردش کار خود خواهید دید.
3. سازماندهی فایل ها
هیچ چیز بیشتر از فایل های آشفته به بهره وری شما آسیب نمی رساند. در نتیجه این بهم ریختگی، یافتن فایل های مورد نیاز برای شما سخت می شود و در نهایت باعث کند شدن روند کار و حتی تاخیر آن می شود.
مانند سازماندهی ایمیل ها، سازماندهی فایل ها نیز بسیار مهم است و به شما کمک می کند گردش کار خود را بهتر مدیریت کنید. در واقع، در حالت ایده آل نباید فایلی داشته باشید که در یک پوشه خاص ذخیره نشده باشد.
انجام این کار به صورت خودکار گردش کار شما را بهبود نمی بخشد، اما به شما کمک می کند زمان خود را بهتر مدیریت کنید و تمرکز خود را حفظ کنید.
4. از کار خود آگاه باشید
خودمختاری در کار به این معنی است که از شما انتظار می رود از وظایف فعلی خود آگاه باشید و بفهمید که این وظایف در کجای فعالیت های گسترده تر تیم شما قرار می گیرند. بنابراین ناگفته نماند که برای رسیدن به این آگاهی به یک روش عملی نیاز دارید.
می توانید یک صفحه گسترده ایجاد کنید و کل گردش کار خود را فهرست کنید، از مشتریانی که با آنها کار می کنید تا پروژه ها و برنامه ریزی. Microsoft Excel و Google Sheets دو ابزار بسیار مفید برای ایجاد این لیست با مثال های آماده هستند. البته، اگر قالب های موجود را دوست ندارید، می توانید قالب های خود را ایجاد کنید.
یک صفحه گسترده ایده آل باید دیدگاه درستی در مورد موارد زیر به شما بدهد:
وظیفه شما چیست، ضرب الاجل، شاخص های پیشرفت، وظایف مرتبط.
همچنین می توانید از نرم افزارهای مدیریت وظایف مانند Asana برای سازماندهی لیست کارهای خود تا حدی استفاده کنید. در پایان روز، مهم نیست که از چه روشی برای ردیابی گردش کار خود استفاده می کنید. اما اگر شما تنها مسئول مدیریت فرآیند کاری خود هستید، داشتن یک دید کلی از آن ضروری است.
5. وظایف خود را به طور موثر اولویت بندی کنید
وقتی هیچ کس نمی تواند به شما بگوید که چه کاری انجام دهید، باید خودتان تصمیم بگیرید که کدام کارها را بر دیگران اولویت دهید. بیشتر مردم با این مهارت دست و پنجه نرم می کنند زیرا باید بزرگ فکر کنند و عواقب آینده را پیش بینی کنند.
خوشبختانه راه های اثبات شده ای برای انجام این کار وجود دارد که می تواند به شما کمک کند. روش MoSCoW نحوه تقسیم وظایف را به “باید انجام داد”، “باید انجام داد”، “توان انجام داد” و “باید انجام داد” را آموزش می دهد. این روش در واقع یک سیستم پس آزمون است که به شما امکان شناسایی وظایف ضروری و غیر ضروری را می دهد.
روش دیگر ماتریس آیزنهاور است که وظایف را به یک جدول 2×2 تقسیم می کند: ضروری، مهم، غیر ضروری، غیر مهم. بنابراین اگر کاری در یک خانه ضروری/مهم قرار می گیرد، به این معنی است که باید آن را هم اکنون انجام دهید. اما اگر در یک خانه غیر ضروری/مهم قرار داده شود، می توانید فعلا آن را کنار بگذارید.
6. در زمان انجام کارهای تکراری صرفه جویی کنید
افراد حدود 25 درصد از زمان کاری خود را صرف کارهای تکراری می کنند که بخش قابل توجهی از زمان کار را شامل می شود، اما متاسفانه در این مدت کار موثری انجام نمی شود. این زمان می تواند برای ایمیل هایی با متن مشابه یا هنگام نوشتن گزارش استفاده شود.
خوشبختانه، برای حل این مشکل می‌توانید یک روش خودکار برای کار ایجاد کنید، مانند استفاده از افزونه Magical Text Expander برای کروم، که به شما امکان می‌دهد تا 10 میانبر مختلف را به جای تایپ متون تکراری ایجاد کنید.
این کلید میانبر می تواند ترکیبی از نمادها و حروف باشد. هنگامی که آنها را تایپ می کنید، افزونه به طور خودکار متنی را که تایپ کرده اید به متن کامل تبدیل می کند. برای مثال با تایپ report# یک ساختار گزارش ایجاد می شود و پس از آن می توانید آن را ویرایش کرده و اطلاعات مورد نظر خود را اضافه کنید.
در خط مقدم گردش کار خود بایستید
اشتباه کردن در مدیریت گردش کار آسان است. بنابراین ما باید مطمئن شویم که همه چیزهایی را که برای به حداقل رساندن این وضعیت نیاز داریم در اختیار داریم.
به عنوان انسان، ما فقط می توانیم به اندازه ای که مغزمان اجازه می دهد از حافظه استفاده کنیم، بنابراین خودتان را مجبور نکنید همه چیز را به خاطر بسپارید. این نکات به شما کمک می کند حجم کاری خود را به طور موثرتری مدیریت کنید و آن را به یک عادت تبدیل کنید.
