چگونه 4 رکن اصلی بهره وری را به خوبی مدیریت کنیم؟

اگر به دنبال پیشرفت و بهره وری بیشتر هستید، باید بدانید که چگونه 4 رکن اصلی بهره وری را با استفاده از فناوری مدیریت کنید. بهره وری برای موفقیت در هر زمینه ای ضروری است. از آنجایی که بیشتر ما بیشتر وقت خود را در محل کار می گذرانیم، منطقی است که همه کارها را تا حد امکان کارآمد انجام دهیم.

با این حال، بهره‌وری مهارتی نیست که از بدو تولد به کسی داده شود. در واقع مهارتی است که باید با تمرین آموخت و مانند هر مهارت دیگری تکنیک ها و ابزارهایی وجود دارد که می تواند به شما در ارتقای این مهارت کمک کند. در این مقاله قصد داریم چارچوبی را معرفی کنیم که به شما در بهبود مهارت های بهره وری کمک می کند.

4 رکن بهره وری

4 رکن بهره وری شامل زمان، انرژی، تمرکز و دانش است که به اختصار چارچوب TECK نامیده می شود. در حالی که این چارچوب نمی‌تواند همه جنبه‌های بهره‌وری را پوشش دهد، می‌تواند بیشتر جنبه‌های حیاتی مورد نیاز برای شروع فوری مدیریت وظایف را پوشش دهد. برای دستیابی به حداکثر بهره وری، مدیریت و بهینه سازی هر 4 عنصر به طور همزمان ضروری است، زیرا این 4 معیار عمیقاً به هم مرتبط هستند.

بنابراین، هر زمان که مشکل بهره‌وری دارید، می‌توانید با یافتن عدم تعادل در یکی از این 4 رکن اصلی، راه‌حل مشکل را بیابید. به عنوان مثال، اگر شما زمان، انرژی و تمرکز کافی برای کار روی یک پروژه دارید، اما نمی دانید چگونه آن را انجام دهید یا اطلاعات لازم در مورد آن را نمی دانید، نمی توانید به آن بپیوندید. حداکثر بهره وری .

بنابراین شما باید با افزایش دانش و یادگیری هرچه بیشتر در مورد پروژه مورد نظر به افزایش بهره وری در این زمینه کمک کنید. هنگامی که 4 عنصر کلیدی را به درستی مدیریت کنید، مهارت های بهره وری شما سر به فلک می کشد. در ادامه شما را با جزئیات، ابزار و تکنیک های بیشتری برای مدیریت هر یک از این 4 رکن آشنا می کنیم.

چگونه با استفاده از چارچوب TECK بهره وری خود را افزایش دهیم؟

1. مدیریت زمان

مسلما مدیریت زمان یکی از مهم ترین زمینه های بهره وری است. زیرا شما فقط در شبانه روز زمان زیادی دارید و نحوه گذراندن آن مهم است. مردم به طور متوسط ​​8 ساعت در روز کار می کنند. اگرچه بسیاری از ما ممکن است از نداشتن زمان کافی برای انجام کارها شکایت داشته باشیم، اما 8 ساعت زمان کافی برای انجام بیشتر وظایف ضروری ما است. اگر بتوانیم این کارها را به خوبی اولویت بندی و برنامه ریزی کنیم، خواهیم دید که چگونه از این زمان 8 ساعته نهایت استفاده را ببریم.

اما چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ با دانستن ساعت بیولوژیکی بدن و همگام سازی آن با زمان خواب و بیداری، اختصاص دادن مهم ترین وظایف به بهترین زمان با توجه به ساعت بیولوژیکی بدن و همچنین استفاده از تکنیک هایی مانند تایم باکس و پومودورو می توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید.

تکنیک تایم باکس: مفهوم تایم باکس این است که شما بخش خاصی از زمان خود را برای انجام یک کار خاص اختصاص می دهید. پس از سپری شدن این زمان محدود، کار را متوقف می کنید. حتی اگر مقداری از آن باقی بماند یا به هدف مشخص شده برای این کار نرسیده باشید. این تکنیک به شما کمک می کند تا به برنامه خود پایبند باشید و از زمان خود نهایت استفاده را ببرید. تکنیک پومودورو: تکنیک پومودورو به این معنی است که شما در فواصل 25 دقیقه ای با یک استراحت کوتاه 5 دقیقه ای در بین آن ها کار می کنید. بعد از هر 4 بازه 25 دقیقه ای، می توانید استراحت خود را به 15-20 دقیقه افزایش دهید.

چه در محیط اداری کار می کنید و چه به صورت آزاد کار می کنید، این نوع تکنیک ها به شما کمک می کند زمان خود را بهتر مدیریت کنید و بیشترین بهره را از آن ببرید. شما فقط باید بهترین و مناسب ترین را در بین تکنیک های مختلف پیدا کنید و از آنها استفاده کنید که ما فقط به دو مورد از آنها اشاره کردیم. همچنین می توانید از ابزارهایی مانند Pomodone یا Timely استفاده کنید.

2. انرژی

انرژی می تواند تأثیر مستقیمی بر عملکرد شما داشته باشد و بسته به نحوه مدیریت آن، می تواند به یک عامل مساعد یا مانع تبدیل شود. اغلب می توانید احساس کنید که بهترین کار را نمی کنید و این می تواند تأثیر منفی بر بهره وری شما داشته باشد. حتی اگر زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، زمانی که خسته هستید نمی توانید کاری انجام دهید. اما اگر انرژی بیشتری داشته باشید، برای به دست آوردن نتایج عالی به زمان کمتری نیاز خواهید داشت.

با درک درست عواملی که باعث کاهش یا افزایش انرژی شما می شوند، بهتر می توانید آن را مدیریت کنید. پس از شناسایی این عوامل، باید تغییرات لازم را برای بهبود سطح انرژی خود اعمال کنید و زمانی که در بالاترین سطح انرژی خود هستید، مهم ترین و سخت ترین کارها را برنامه ریزی کنید. برای افزایش انرژی در طول روز می توانید از روش های زیر استفاده کنید:

استفاده از برنامه های مدیریت خواب: خواب کافی با سطوح انرژی بالاتر ارتباط نزدیکی دارد. شما باید حداقل 7 ساعت در شب بخوابید و محیطی مناسب برای خواب با کیفیت داشته باشید. برای این کار می توانید از راه حل های دیجیتالی مانند Sleep به عنوان اندروید و برنامه های Noisli یا Pzizz استفاده کنید. تغذیه خوب: دریافت مواد مغذی کافی از وعده های غذایی راه دیگری برای افزایش سطح انرژی در طول روز است. خوردن میوه ها، سبزیجات و میان وعده های سالم انرژی مورد نیاز شما را در طول روز تامین می کند. ورزش: داشتن یک برنامه ورزشی منظم می تواند به افزایش سطح انرژی شما کمک کند. به علاوه، ورزش فواید دیگری نیز دارد، از جمله کاهش استرس، افزایش جریان خون به مغز و افزایش انعطاف پذیری ذهن. مهمتر از آن، ورزش به حفظ انرژی در طول روز کمک می کند. انگیزه: داشتن انگیزه قوی برای کاری که انجام می دهید راه دیگری برای افزایش انرژی و انجام کارهای بیشتر است. وقتی روزتان را با انگیزه کافی شروع کنید، هیچ چیز نمی تواند شما را کند کند.

3. تمرکز

ما فرض را بر این می گذاریم که زمان و انرژی کافی برای کار داریم، اما اگر عوامل مختلفی حواسمان را پرت کنند و در کارمان اختلال ایجاد کنند، باز هم بهره وری ما کاهش می یابد. تمرکز، که رکن سوم بهره وری است، تمرکز و تمرکز ذهن ما بر کاری است که در یک لحظه باید انجام دهیم، بدون اینکه حواسمان پرت شود.

بر اساس مطالعه ای که در دانشگاه کالیفرنیا انجام شد، یک فرد به طور متوسط ​​23 دقیقه طول می کشد تا پس از حواس پرتی تمرکز خود را دوباره به دست آورد و کارآمدتر کار کند. وقتی چیزهای زیادی برای جلب توجه شما رقابت می کنند، تمرکز روی کاری که انجام می دهید دشوار است. پس چگونه باید مهارت تمرکز خود را بهبود دهیم؟

نه به چندوظیفه ای: چندوظیفه ای همیشه مورد انتقاد بوده است. اگرچه بسیاری فکر می کنند که این یک مزیت است و ممکن است به صحبت در مورد آن افتخار کنند، انجام چند کار می تواند بهره وری شما را قربانی کند. با انجام چند کار به طور همزمان، تمرکز شما به هم می خورد، توانایی مدیریت خوب زمان خود را از دست می دهید و استرس ایجاد می کنید. وقتی کارهای زیادی به شما محول می شود، باید راه هایی برای مدیریت بهتر کارها پیدا کنید که شامل برون سپاری برخی از کارها می شود. تمرین تمرکز حواس: تمرین ذهن آگاهی توانایی شما را برای متمرکز ماندن در لحظه افزایش می دهد. به عبارت دیگر، این تمرین به شما کمک می‌کند تا حواس‌پرتی را از بین ببرید و روی کاری که باید انجام دهید متمرکز بمانید. ذهن آگاهی همچنین به شما کمک می کند از فرار فکر از یک موضوع به موضوع دیگر جلوگیری کنید و تمرکز خود را بر روی یک موضوع افزایش دهید. برای این کار می توانید از ابزارهایی مانند Insight Timer یا Headspace استفاده کنید. بهبود شرایط محیط کار: راه های زیادی برای بهبود محیط کار وجود دارد که می تواند منجر به افزایش تمرکز شما شود. یکی از مهمترین مثال ها کار در محیط کاری آرام است. شخصی‌سازی اعلان‌ها: اعلان‌ها بزرگترین حواس‌پرتی ما هنگام کار هستند. اما خوشبختانه، شما می توانید آنها را سفارشی کنید تا فقط زمانی که واقعاً به آن نیاز است مطلع شوید. برای این کار می توانید از اپلیکیشن های مناسب برای این کار مانند Focus Booster و Freedom یا تنظیمات سفارشی سازی نوتیفیکیشن ارائه شده توسط خود سیستم عامل دستگاه استفاده کنید.

4. دانش

برای بهبود مهارت های مدیریت زمان و افزایش بهره وری، باید به اطلاعات مناسب و ابزارهای مناسب دسترسی داشته باشید. اگر کاری را بدون اطلاع از نحوه انجام آن یا ابزار لازم برای انجام آن شروع کنید، قطعا با مشکلات زیادی مواجه خواهید شد. دسترسی به اطلاعات مربوطه به شما این امکان را می دهد که راه های خلاقانه جدیدی برای کار هوشمندانه بیابید که بهره وری شما را افزایش می دهد.

راه های زیادی برای رسیدن به نتیجه یا انجام یک کار وجود دارد. مسلم است که چمن زنی با داس به انرژی و زمان بسیار بیشتری نسبت به چمن زنی با چمن زنی نیاز دارد. بنابراین شناخت بهترین روش ها و ابزار برای انجام هر کار ضروری است. برای به دست آوردن این دانش، می توانید روش های مختلفی را امتحان کنید و دائماً خود را برای یافتن بهینه ترین آنها به چالش بکشید.

راه های مختلفی برای بهبود مهارت های تخصصی مورد نیاز شما وجود دارد. اگر با پروژه یا کار دشواری روبرو هستید، به دنبال آموزش ها و تمرین ها باشید و از ابزارهای یادگیری مناسب مانند یوتیوب، انجمن های آنلاین و وب سایت های آموزشی استفاده کنید.

همچنین می‌توانید از دوره‌هایی از پلتفرم‌های آنلاین معتبر مانند Coursera، Skillshare و Udemy برای بهبود مهارت‌های خود استفاده کنید. ایجاد یک دایره المعارف داخلی برای سازمان یا کسب و کار شما نیز می تواند راهی عالی برای دسترسی اعضا به اطلاعات صحیح باشد.

آخرین چیزی که باید ذکر شود این است که چه زمانی یک کار را برون سپاری یا تفویض اختیار کنید. این بهترین راه برای جلوگیری از اتلاف وقت برای کارهایی است که دیگران می توانند بهتر و سریعتر انجام دهند. همچنین می توانید کارهای تکراری را خودکار کنید تا در زمان صرفه جویی کنید.

با مدیریت و بهینه سازی هر یک از این 4 رکن اصلی، می توانید کارها را به نحو احسن مدیریت کنید. به طور طبیعی، ممکن است در برخی از این زمینه ها نقاط ضعف یا قوت داشته باشید، اما زمانی که ضعیف ترین ستون ها را شناسایی کردید، می توانید با برخی از استراتژی ها و ابزارهایی که در این مقاله به آنها پرداخته ایم، آنها را تقویت کنید. وقتی 4 ستون به اندازه کافی قوی باشند و با هم جفت شوند، می توانند منجر به افزایش بهره وری شوند و کارها را در کوتاه ترین زمان ممکن انجام دهند.