بهره وری را می توان قلب و روح هر سازمانی دانست. اگر می‌خواهید بهره‌وری خود یا کارمندانتان را افزایش دهید، تمیز کردن میز کارتان می‌تواند شروع آسانی باشد. البته منظور ما لزوماً تغییر محل کار نیست، بلکه ساماندهی، تغییر چیدمان مبلمان و حتی مبلمان اداری و … می تواند فضای کار را تغییر داده و عملکرد کارکنان را تحت تاثیر قرار دهد.
1. به جریان هوا و دمای محیط توجه کنید
موضوع فقط تمیز کردن جدول نیست و گاهی باید کارمان را بزرگتر انجام دهیم. اطمینان حاصل کنید که فضای کاری شما دارای ترکیب مناسبی از جریان هوا، دما و رطوبت است. کیفیت هوای داخل دفتر می تواند بر سلامت، خلق و خو و در نتیجه بهره وری تأثیر بگذارد. بنابراین سرمایه گذاری در خرید گیاهان، سیستم تهویه و پنجره های جدید را در برنامه های خود قرار دهید. هوای تازه به تمرکز و عملکرد بهتر شما کمک می کند و اهمیت آن را هرگز نباید فراموش کرد.
2. نور طبیعی را اضافه کنید
اگر اغلب علائم خستگی چشم، سردرد یا تاری دید را تجربه می کنید، باید این موضوع را بسیار جدی تر بگیرید. استفاده حداکثری از نور طبیعی در محیط کار می تواند تاثیری باورنکردنی در کاهش فشار چشم داشته باشد. نور طبیعی روحیه و انرژی را نیز افزایش می دهد و در نتیجه علاقه شما نیز افزایش می یابد. اگر به دنبال راه هایی برای تمیز کردن میز خود برای افزایش بهره وری هستید، گزینه های کمتری ممکن است به اندازه استفاده از نور طبیعی در محل کار موثر باشد.
3. یک بطری آب روی میز نگه دارید
آیا میز خود را تمیز می کنید؟ به یاد داشته باشید که مکانی را برای نگهداری بطری آب رزرو کنید. البته منظورمان از نگهداری بطری آب برای زیبایی سفره نیست! افزایش مصرف آب باعث بهبود کیفیت خواب، سطح انرژی، هوشیاری و آگاهی می شود. شما مدام یک بطری آب روی میز می گذارید، همیشه یادتان می آید که آب بنوشید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که این عادت را چند روز و چند هفته ادامه دهید تا خودتان نتایج فوق العاده آن را ببینید.
4. عوامل حواس پرتی را کاهش دهید
این واقعاً به تمیز کردن میز شما بستگی دارد. هرچه شلوغی و حواس پرتی روی میز شما کمتر باشد، کیفیت کار شما بهتر است. بنابراین مواد افزودنی را از روی میز حذف کنید. همچنین برای اینکه چیزی مزاحم شما نشود، گوشی خود را روی حالت بی صدا قرار دهید و اعلان های موبایل یا لپ تاپ خود را موقتا خاموش کنید. با این کار همه چیز برای تمرکز کامل و حداکثر بهره وری آماده است.
5. غذا و تنقلات جایی روی میز ندارند
به یاد داشته باشید که غذا (به خصوص غذاهای ناسالم) را از روی میز خود دور نگه دارید. به یاد داشته باشید که انرژی روزانه و انرژی مورد نیاز برای انجام کارهایتان از غذاهایی که می خورید به دست می آید. بنابراین، هر چه تغذیه بهتری داشته باشید، آمادگی جسمانی و روحی بهتری برای کار و تمرکز دارید. اگر می خواهید احساس انرژی، مثبت و تمرکز داشته باشید، یک رژیم غذایی مغذی و متعادل داشته باشید. ما اغلب تنقلات را روی میز خود می گذاریم و در حین کار آنها را می خوریم. این روش اشتباه است و در رژیم غذایی شما اختلال ایجاد می کند. با این حال، اگر قرار است چیزی بین ساعات کاری بخورید، ترجیحاً باید سبزیجات یا دانه های مغذی و آجیل باشد. مصرف این مواد به شما کمک می کند از احساس سستی و سنگینی که پس از مصرف مواد غذایی ناسالم ایجاد می شود دوری کنید.
6. روی دکوراسیون اتاق و ذخیره سازی بهتر سرمایه گذاری کنید
اگر از راه دور کار می کنید، حتماً روی قفسه های دیواری زیبا و شیک در برنامه های خود سرمایه گذاری کنید. این قفسه ها زیبایی و دکوری را به اتاق شما می بخشند. از طرفی زمین و میز را نیز ساکت می کنند. از طرفی می توانید برخی از اقلام ضروری را در این قفسه ها قرار دهید و در آینده دسترسی آسان تری به آنها داشته باشید. به طور کلی هر چه ابزارهای شما منظم و منظم باشد، آرامش شما بهتر می شود و در نتیجه کارایی و بهره وری شما افزایش می یابد. از سوی دیگر، یافتن و استفاده از آن در آینده نیز آسان تر است. اگر از راه دور کار نمی کنید، از سازمانی که در آن کار می کنید بخواهید چنین ابزاری را در اختیار شما قرار دهد.
7. نظافت میز خود را به یک عادت روزانه تبدیل کنید
یکی از بهترین ایده ها و راه حل ها این است که میز خود را در پایان هر روز کاری تمیز و تمیز کنید. با این کار همه چیز برای کار در روز کاری بعد آماده است و نیازی نیست با نظافت و نظافت میز کار را شروع کنید. نظافت میز و محیط کار اصلاً زمان بر نیست و آسان است. برای این کار می توانید از محلول های تمیزکننده سطوح یا حتی دستمال مرطوب استفاده کنید. اگر از آن دسته افرادی هستید که از یک سفره برای غذا خوردن استفاده می کنید رعایت این نکته بسیار مهمتر است.
8. خود را در محیط گرفتار نکنید
به طور کلی نباید در طول روز کاری غیر فعال باشید. پس از مدتی که کار کردید، برخیزید و کمی حرکت کنید. این ورزش و کمی پیاده روی نه تنها برای سلامت جسمانی شما بسیار مفید است، بلکه به ذهن شما فرصتی برای استراحت و روشن کردن مسائل می دهد. بنابراین، مطمئن شوید که میز یا دفتر شما خیلی محدود نباشد. این بدان معنی است که تجهیزاتی مانند دستگاه های کپی، فکس یا کولرهای آبی نباید در حرکت شما اختلال ایجاد کنند.
به یاد داشته باشید که بهره وری فقط مربوط به زمان صرف کارها نیست. کیفیت زمان صرف شده نیز بسیار مهم است. بنابراین به یاد داشته باشید که هر از گاهی خود را تنظیم کرده و سوخت گیری کنید!
البته داشتن فضای کافی برای جابجایی می تواند مزایای دیگری نیز داشته باشد. شاید شغل شما مستلزم این باشد که در اطراف حرکت کنید و با افراد مختلف صحبت کنید. شاید شما مسئول مدیریت یا هدایت بخش باشید و رفت و آمد در بخش و سرپیچی از کارمندان یکی از وظایف شما باشد.
9. محیط را سفارشی کنید
تطبیق فضای خود – در حد اعتدال – می تواند ارتباط عاطفی شما را با کار افزایش دهد. اما مهم است که این سفارشی سازی ها دسکتاپ و محیط کار شما را شلوغ نکنند.
اگرچه نگهداری وسایل استفاده نشده روی میز کار خوبی نیست، اما اشکالی ندارد که فضا را طوری برنامه ریزی کنید که جنبه بصری محیط بهتر شود. از سوی دیگر، استفاده از برخی لوازم جانبی (مانند تقویم رومیزی) اگرچه فضا را اشغال می کند و میز را شلوغ می کند، اما کاربردی است و بهره وری شما را افزایش می دهد.
به طور کلی، انتخاب تجهیزات شخصی را می توان به گونه ای توصیه کرد که الهام بخش شما باشد و به شما امکان می دهد عملکرد موثرتری داشته باشید. به عنوان مثال استفاده از قاب عکس کوچک کودکان و خانواده در بین افراد متاهل رایج است. آنها معتقدند با دیدن این عکس فرزندانشان انگیزه کافی برای کار به آنها می دهد.
در نهایت، باید به یاد داشته باشیم که هیچ دو نفر شبیه هم نیستند. بنابراین رویکرد قطعی و کاملی برای چیدمان، طراحی و چیدمان میز تحریر وجود ندارد. اگر رئیس یک سازمان یا یک بخش هستید، این نکته ممکن است در مورد شما نیز صدق کند. بر اساس این شواهد، مدیران بهتر است در چیدمان میزهای خود به کارکنان خود آزادی عمل بدهند. به عنوان مثال، اجازه دهید آنها یک گیاه یا یک عکس شخصی را روی میز خود بیاورند، زیرا این موارد به کارمندان کمک می کند تا در دستیابی به اهداف خود موفق تر شوند.
10. فضایی برای تجهیزات پیدا کنید
دستگاه هایی مانند تلفن های همراه و تبلت ها مانند یک شمشیر دولبه عمل می کنند. اگرچه این وسایل بسیار مهم هستند و کمک زیادی به انجام کارها می کنند، اما به عنوان یکی از عوامل اصلی حواس پرتی نیز شناخته می شوند. بنابراین یکی از بهترین راه ها برای جلوگیری از بروز چنین مشکلاتی، یافتن مکانی محکم برای این دستگاه است.
توصیه می کنیم یک مکان ثابت و اختصاصی (مانند جعبه) برای این دستگاه رزرو کنید. تا زمانی که تلفن همراه جلوی چشمان شما باشد، می توانید هر زمان که بخواهید به آن دست پیدا کرده و شروع به کار کنید. از طرفی وقتی این ابزارها در یک جعبه مخصوص قرار می گیرند، متوجه پیام ها و اعلان ها نخواهید شد و دیگر نمی توانند مزاحم شما شوند.
11. محیط را جذاب و دوست داشتنی کنید
سوال اینجاست که آیا فقط تمیز کردن میز کافی است؟ آیا روانشناسی رنگ می تواند به افزایش عملکرد و بهره وری شما کمک کند؟ مطالعات زیادی در این زمینه انجام شده است که تأثیر رنگ ها را بر عملکرد مغز برجسته می کند. هنرمندان از تئوری رنگ ها برای ترکیب و کنار هم قرار دادن آنها برای دستیابی به نتایج زیبایی شناختی خاصی استفاده می کنند. به طور خلاصه، رنگ های گرم ضربان قلب و فشار خون را افزایش می دهند. اما رنگ های سردتر می توانند به آرامش شما کمک کنند.
این امر در محیط های کاری نیز صدق می کند. برخی از رنگ ها می توانند بر عملکرد، خلاقیت، خلق و خو و کارایی تأثیر بگذارند. به عنوان مثال رنگ آبی یکی از بهترین رنگ ها برای استفاده در محیط های کاری است و باعث افزایش کارایی و تمرکز می شود. رنگ سبز نیز همین تاثیرات را دارد و حسی سالم و شاد می دهد.
از آنجایی که آبی و سبز مهم ترین و رایج ترین رنگ ها در طبیعت هستند، تعجب آور نیست که احساسات و خلق و خوی افراد را بهبود می بخشد. از این رنگ ها در محیط اداری و کاری خود استفاده کنید و تاثیر آن ها را ببینید.
از طرفی اگرچه استفاده از رنگ آبی در محیط کار می تواند تاثیر مثبتی داشته باشد. اما رنگ آبی صفحه نمایش شما بیشترین ضرر را برای چشمان شما دارد! کارگران امروزی حدود 10 ساعت در روز به یک صفحه نمایش خیره می شوند و نور آبی این صفحه نمایش ها به شدت برای چشم مضر است و باعث خستگی چشم می شود. بهترین راه حل ها برای جلوگیری از آسیب چشم عبارتند از: عینک فیلتر نور آبی، برنامه های محدود کننده نور آبی برای کامپیوتر و عینک فیلتر نور آبی برای مانیتور.
12. مرتب سازی فایل ها را فراموش نکنید
همانطور که می دانیم، محیط های کاری امروزی دیجیتالی تر شده اند. بنابراین آنچه در مورد نظافت و ساماندهی میز و اسناد و مدارک گفته شد در حوزه دیجیتال نیز مطرح می شود. به عبارت دیگر فایل های رایانه و تلفن همراه نیز باید سازماندهی شوند. اگر قصد دارید چندین ساعت در طول روز با رایانه خود کار کنید، بسیار مهم است که همه فایل های خود را سازماندهی و دسته بندی کنید.
با استفاده از این مدل 4 مرحله ای می توانید فایل های رایانه خود را به درستی سازماندهی و دسته بندی کنید:
مرحله اول: متمرکز سازی – شامل استفاده از یک سیستم خاص برای ذخیره فایل ها، استفاده از قابلیت های شبکه برای اشتراک گذاری فایل ها با دیگران و یکپارچه سازی سیستم های مختلف.
مرحله ۲: سازماندهی – از جمله جداسازی فایل‌های شخصی و کاری، مرتب‌سازی فایل‌های جدید به طور همزمان، مرتب‌سازی فایل‌ها بر اساس دسته یا پروژه یا تاریخ با استفاده از کلمات کلیدی و برچسب‌های مرتبط.
مرحله 3: ساختار – شامل ایجاد یک فرمت نام‌گذاری ثابت و سازگار، استفاده از نام‌های کوتاه به یاد ماندنی، جلوگیری از تکرار و نسخه‌های مختلف فایل‌ها.
مرحله 4: تعمیر و نگهداری – این شامل سازماندهی منظم فایل‌های شما، زمان‌بندی بررسی محتوا و فایل‌ها، و بایگانی فایل‌های استفاده نشده است.
با استفاده از این مدل 4 مرحله ای، پس از مدت کوتاهی متوجه سازماندهی و سازماندهی فوق العاده فایل های کامپیوتر خود خواهید شد و البته تاثیر آن بر عملکرد کاری شما خواهد بود.
